¿Cómo organizar un evento y marcar la diferencia?

Si quiere saber como organizar un evento y marcar la diferencia, deberá trabajar (y mucho) la organización y planificación de la celebración. No importa si su evento es una boda, un evento corporativo o una pequeña reunión empresarial. Lo realmente importante es tener ciertas ideas claras, como por ejemplo el presupuesto. Un presupuesto alto no es garantía de éxito. La organización y planificación, si.

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Por ello os traemos diez pautas esenciales que le garantizaran el éxito:

1. Sea honesto: ¿No ha organizado nunca un evento? Necesita un profesional con experiencia en ese campo. Él se encargará de asesorarle y guiar las ideas que tenga sobre el proyecto.

En GRUPO AT disponemos de Eventos AT, una agencia especializada en la organización y coordinación de todo tipo de eventos, puede consultar la información en la sección de Eventos.

2. Establézcase una meta: Uno nunca organiza un evento sin antes pensar en el retorno de inversión o puntos positivos que recibirá a cambio. Visualice y establézcase unas metas claras y realistas a conseguir.

3. Creatividad: ¿Ha pensado de forma diferente? Tenga en cuenta que hoy en día la mayoría de personas ya han acudido a diferentes eventos, conferencias… innove y haga diferente ese día.

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4. Ofrezca una experiencia personalizada: Si bien es cierto que no se puede conocer a la perfección a cada asistente, si que se puede estudiar al público en general, adaptar el contenido y desarrollo del evento y así hacer el mensaje mucho más atractivo. Es importante que puedan participar en dicho evento por lo que asegúrese de que participen y socialicen (por ejemplo en un networking, pueden interactuar y conocerse los diferentes asistentes o en una boda, siempre hay momento para entablar una conversación).

5. Catering y emplazamiento: Parece obvio este punto pero muchos son los eventos en los que nos marchamos con mal sabor de boca (una bebida caliente, comida insuficiente, sonido deficiente, wifi de baja calidad…). A la hora de elegir el lugar de celebración es muy importante asegurarse ciertos puntos esenciales que nos harán ganar puntos respecto a otros eventos. Asegúrese de mantener todo bien atado: personal cualificado y con experiencia, catering cuidado y emplazamiento bien acondicionado.

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6. Sea sostenible: parece un poco descartable pero resulta todo lo contrario. La sostenibilidad introducida en todos los eventos, en la época que nos encontramos, producen una sensación agradable al asistente, quién percibe una preocupación real y tangible por ser sostenible y respetuoso en materiales, alimentos, etc. Puede resultar una inversión a ciegas, pero sin duda, todo un acierto.

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7. RRSS y material multimedia: aproveche el mayor de los poderes (y de moda): las redes sociales. Una manera de comenzar a promocionar el evento antes de su celebración y de contar cada novedad hasta ese día. No olvide que Internet es la herramienta más empleada en la actualidad, ¡saque partido a ese Marketing gratuito! Ejemplos: evento de asistencia en Facebook, imágenes con los avances en Instagram, etc.

8. Supervise cada paso: Aunque cuente con un profesional que le asista en todo el proceso, nada como supervisar cada avance. Conocer a los proveedores, al personal, el desarrollo de su evento… hará que se involucre mucho más en la consecución del objetivo principal: que sea todo un éxito.

9. No se extienda en la parte teórica: Suena a examen pero muchos son los eventos en los que se involucran a demasiadas personas en discursos o ponencias que resultan pesadas para los asistentes. Alterne los momentos de diversión o interés con los más pesados. Pensar como asistente ayuda a pulir esos detalles.

10. El evento no termina ese día: intente realizar un seguimiento después del evento, envíe un email de agradecimiento, así como una encuesta para conocer los posibles errores a modo de corrección para futuros eventos.

Conclusión: disfrute en cada paso de la organización de su evento, es la máxima garantía de implicación.

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